# Setting Divisi ## **Apa Itu Divisi di Socialchat?** Divisi adalah **pengelompokan tim / department di dalam organisasi** yang digunakan untuk membagikan alur kerja, membatasi akses percakapan, serta mempermudah pengelolaan agen. *** ## **Fungsi Utama Divisi di Socialchat** * #### **Pembagian Chat Lebih Terarah** Divisi berfungsi untuk mengarahkan pesan masuk ke tim yang tepat sesuai kategori kebutuhan pelanggan (misalnya Sales, Support, Billing). Hal ini membantu mempercepat respon dan meningkatkan kenyamanan pelanggan. * #### **Pembatasan dan Keamanan Akses** Agent hanya dapat melihat chat dan data pelanggan yang berada dalam divisinya. Dengan begitu, kerahasiaan data lebih terjaga dan pekerjaan lebih terfokus. * #### **Fokus Tugas yang Lebih Jelas** Setiap divisi memiliki tanggung jawab berbeda sesuai pesan bisnis. Agen tidak menangani chat di luar lingkup tugasnya, sehingga kinerja tim menjadi lebih optimal dan tidak tumpang tindih. * #### **Monitoring Kinerja Per Divisi** Supervisor atau Manager dapat memantau beban kerja, performa, dan tingkat penyelesaian chat secara spesifik di tiap analisis. Analisis laporan menjadi lebih mudah dan akurat. * #### **Alur Kerja Terorganisir** Divisi membantu peyusunan struktur kerja yang rapi, mulai dari alokasi agen hingga pembagian fitur dan penyusunan laporan. Operasional menjadi lebih efisien dan profesional. * #### **Sebagai Identitas Agent** Divisi juga berfungsi sebagai identitas agen dalam sistem. Setiap agen akan terdaftar dalam divisi tertentu sesuai dengan peran dan tanggung jawabnya. Dengan adanya identitas ini, pengelolaan agen menjadi lebih tertata, memudahkan koordinasi antar tim, serta membantu Manager dan Supervisor dalam melakukan pengaturan, monitoring, dan evaluasi kinerja agen. *** ## **Seberapa Penting Penggunaan Divisi di Socialchat?** #### **1. Mencegah Penanganan Chat yang Tidak Terarah** Tanpa divisi, semua agen dapat menerima dan melihat chat yang sama. Hal ini berisiko menyebabkan: * Chat tertangani oleh Agent yang tidak sesuai bidangnya. * Respon menjadi lebih lambat. * Pelanggan mendapatkan informasi yang kurang tepat. Dengan divisi, setiap chat langsung ditangani oleh tim yang tepat. *** #### **2. Menjaga Keamanan dan Kerahasian Data** Divisi membatasi akses agen hanya pada pelanggan dan percakapan yang sesuai dengan tujuannya. ini sangat penting untuk: * Menjaga privasi pelanggan. * Mencegah kebocoran data internal. * Meningkatkan keamanan opreasional. *** #### **3. Meningkatkan Fokus dan Produktivitas Tim** Agent bekerja lebih fokus karena hanya menangani chat sesuai dengan tanggung jawab, dampaknya: * Pekerjaan lebih cepat selesai. * Kesalahan komunikasi berkurang. * kualitas pelayanan meningkat. *** #### **4. Mempermudah Pengelolaan Tim** Manager dan Supervisor dapat: * Memonitor performa per divisi. * Mengatur pembagian tugas dengan lebih adil. * Mengevaluasi kinerja tim secara spesifik Hal ini membantu pengambilan keputusan yang lebih akurat. *** #### **5. Mendukung Skala Bisnis yang Lebih Besar.** Seiring bertambahnya jumlah Agent dan pelanggan, divisi membantu bisnis tetap terorganisir. Tanpa divisi, operasional akan sulit dikontrol saat tim semakin besar. *** ## **Cara Membuat Divisi di Socialchat** 1. Klik **“+ Buat Divisi”** di dalam pilihan divisi.

2. Masukkan nama divisi yang ingin ditambahkan, lalu klik **“✓”** untuk menambahkan.

*** ## **Bagaimana Cara Setting Divisi di Socialchat?** ### **A. Contoh Penerapan pada Role Agent** 1. Masukkan data user seperti nama, email, serta no telepon yang akan digunakan.

**Tampilan pengaturan user dalam role agent**

2. Pilih role Agent untuk user yang ditambahkan. 3. Pilih divisi yang telah ditentukan, seperti divisi costumer service.

**Tampilan aksi pemilihan divisi berdasarkan role agent**

*** ### **B. Contoh Penerapan pada Role Supervisor** 1. Masukkan data user seperti nama, email, serta no telepon yang akan digunakan.

**Tampilan pengaturan user dalam role supervisor**

2. Pilih role Supervisor untuk user yang ditambahkan. 3. Pilih divisi yang telah ditentukan.

**Tampilan aksi pemilihan divisi berdasarkan role supervisor**

*** ### **C. Contoh Penerapan pada Role Manager** 1. Masukkan data user seperti nama, email, serta no telepon yang akan digunakan.

**Tampilan pengaturan user dalam role manager**

2. Pilih role Manager untuk user yang ditambahkan. 3. Pilih divisi yang telah ditentukan.

**Tampilan aksi pemilihan divisi berdasarkan role manager**

*** ## **Apa Saja yang Bisa Dilakukan dengan Divisi di Socialchat?** ### **A. Bagikan Chat Berdasarkan Divisi — Agent Rotator** Fitur **Bagikan Chat Berdasarkan Divisi (Agent Rotator)** ini memungkinkan pembagian percakapan pelanggan secara otomatis berdasarkan divisi yang dipilih. Saat **Super Admin mengaktifkan fitur ini,** Super Admin dapat: * Memilih **Agent-Agent** yang akan digunakan. * Menentukan **divisi** mana saja yang akan menerima chat melalui fitur ini. Setelah pengaturan dilakukan, **ketika pelanggan mengirim pesan melalui channel yang telah diatur,** sistem akan menampilkan **opsi pilihan divisi** kepada pelanggan. Pelanggan dapat memilih divisi tujuan sesuai kebutuhannya (seperti Sales, Support, atau Billing). Selanjutnya, **chat akan otomatis di-assign ke Agent** yang tersedia di dalam divisi tersebut secara bergantian (rotasi). Hal ini membantu: * Pemerataan beban kerja antar Agent. * Mempercepat proses respon. * Memastikan chat masuk ke tim yang tepat. *** ### **B. Mode Fokus — Pengaturan User** **Mode Fokus** merupakan fitur yang memungkinkan Agent **hanya menerima dan menangani percakapan sesuai dengan divisi yang ia pegang**. Dengan fitur ini, Agent tidak akan terganggu oleh chat dari divisi lain yang bukan tanggung jawabnya. Saat Mode Fokus diaktifkan: * Agent hanya melihat **chat dari divisinya sendiri.** * Chat dari divisi lain **tidak akan muncul** di dashbroad Agent. * Agent dapat berkerja lebih **fokus, cepat, dan minim kesalahan.** Fitur ini sangat membantu untuk: * Mengurangi distribusi saat menangani pelanggan. * Meningkatkan kualitas pelanggan. * Memastikan setiap chat ditangani oleh Agent yang sesuai dengan bidangnya. --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://pt-booster-teknologi-indonesias.gitbook.io/docs.socialchat.id/pengaturan-admin/manajemen-role-and-pengguna/setting-divisi.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.